7 Cara Kerja Event Organizer dan Jenis-jenisnya

Bagi Anda yang sering menghadiri konser musik, pernikahan, ulang tahun atau menjadi panitia di suatu acara besar, tentu tidak asing lagi dengan istilah Event Organizer (EO).

Mereka akan bertugas untuk mengolah serangkaian kegiatan dari awal acara hingga selesainya acara agar berjalan lancar tanpa ada kendala.

Pengertian Event Organizer

Event organizer adalah pengelola suatu acara atau kegiatan. Setiap perhelatan yang sedang diselenggarakan bertujuan untuk mendapatkan keuntungan bagi kedua belah pihak (baik untuk penyelenggara ataupun pengunjung).

Bentuk dari sebuah penyelenggaraan acara sebenarnya sudah familiar di kehidupan masyarakat seperti organisasi kemasyarakatan, pendidikan, lingkungan pekerjaan dan lainnya.

Beberapa contoh acaranya yakni HUT Kemerdekaan RI, konser musik, ulang tahun kampus, ulang tahun anak hingga resepsi pernikahan.

Penyelenggaraan acara yang dilakukan oleh seorang event organizer pun bisa dikatakan cukup kompleks.

Mereka dituntut untuk menghasilkan konsep kreatif dan menarik sampai meminimalkan adanya kesalahan ketika sedang eksekusi rundown suatu acara.

Cara Kerja Event Organizer

Event organizer bisa juga dikatakan sebagai usaha jasa yang diminati oleh berbagai kalangan karena menawarkan kemudahan dalam pengelolaan acara asalkan memiliki kreativitas dan kemauan tinggi.

Lantas, bagaimana cara kerja event organizer untuk mengelola suatu acara di rumah, hotel, villa, mall, tempat makan, atau lokasi lainnya? Berikut ini ulasannya di KlikTerbaru:

1. Perumusan Konsep

Pertama, tim EO tentu akan berdiskusi atau mengadakan brainstorming untuk penyusunan konsep dari suatu acara yang hendak diselenggarakan.

Biasanya ditentukan mulai dari penamaan acara, lokasi acara, tema acara, dan masih banyak lagi.

Tahapan ini bisa disebut yang paling krusial sebab menentukan banyaknya anggaran, teknis pelaksanaan, sumber biaya, kebutuhan SDM, penentuan lokasi hingga pertimbangan balik modal dari keuntungan.

Perlu dicatat, tidak semuanya ide unik atau kreatif dari mereka akan mudah untuk direalisasikan.

2. Teknis Acara

Teknis acara akan menentukan segala kebutuhan yang diperlukan untuk merealisasikan perumusan konsep sebelumnya.

Tahapan ini erat hubungannya dengan banyaknya pengalaman dari suatu tim event organizer. Pasalnya jika terdapat satu kesalahan saja maka berpengaruh terhadap pelaksanaan.

Misalnya jika suatu konser musik ingin diadakan di lereng perbukitan.

Sebagai penyelenggara acara harus memperhatikan cara pembangunan panggung, akses pengunjung yang akan hadir, sistem kelistrikan, kapan dan dimana tepatnya acara dilaksanakan, pertimbangan sound system dan hal detail lainnya.

3. Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran bisa dikatakan sangat krusial bagi seluruh kegiatan di dalam atau luar negeri.

Terutama jika pihak penyelenggara belum cukup modal untuk menyelenggarakan acara namun hanya mengandalkan pihak sponsor. Hal ini tidak ada salahnya jika dilakukan namun harus memerlukan banyak pertimbangan.

Anggaran ini akan dibagi dalam beberapa kelompok lagi yang umumnya terdiri dari administrasi, dekorasi dan perlengkapan, panggung, pencahayaan, sound system, konsumsi, pengisi acara, SDM tambahan, transportasi, akomodasi, promosi, publikasi, penyewaan lokasi dan keperluan lainnya.

4. Pembagian Tugas

Tahapan satu ini umumnya tidak akan dijalankan oleh event organizer sebab mereka sudah memiliki divisi masing-masing.

Biasanya cara ini dilakukan bagi penyelenggara acara yang masih pemula. Tim inti terdiri dari beberapa orang saja dan nantinya akan membagi tugas kepada rekan lainnya.

Misalnya jika A, B dan C sedang ingin membuat acara jalan santai.

A akan bertanggung jawab dalam negosiasi terhadap pemilik lokasi. B mengurus publikasi dan promosi untuk menarik banyak peserta dari masyarakat luas. Sedangkan C memiliki tugas terkait pendanaan serta sponsorship.

5. Pendanaan

Anggaran yang sudah disusun bisa dijadikan bahan untuk menentukan sumber pendanaan. Seluruh biaya acara dapat berasal dari dana pribadi, iuran bersama, donatur hingga kerjasama dengan pihak sponsor.

Event organizer akan membuat daftar siapa saja yang menjadi donatur dan sponsor. Mereka mengutamakan pihak dimana mereka memiliki fokus usaha berkaitan dengan tema acara.

Hal ini dikarenakan banyak sponsorship yang bisa saja menolak jika tidak relevan terhadap merk atau brand mereka.

6. Persiapan

Tahapan persiapan ini tidak kalah krusialnya dengan langkah sebelumnya. Umumnya event organizer akan mempersiapkan segala kebutuhan mulai dari satu tahun hingga minimal tiga atau satu bulan sebelum acara.

Penyelenggara acara akan membuat perincian pekerjaan apa saja yang harus dikejar dalam waktu cepat.

Selanjutnya tim EO harus mengerahkan seluruh divisinya agar bisa mulai bergerak mengerjakan tugas masing-masing agar menghindari dari kurangnya persiapan jika mendekati hari H acara.

7. Pelaksanaan

Pelaksanaan menjadi tahapan terakhir dari sebuah tim EO. Hal ini bukan berarti jika pekerjaan mereka sudah selesai justru di hari H inilah seluruh divisi event organizer akan mengerahkan segala tenaganya.

Harapannya untuk melaksanakan acara sesuai rundown dan meminimalkan terjadinya kesalahan.

Tidak heran jika kesigapan dari tim EO, terutama yang memiliki peran sebagai penanggung jawab sangat berperan besar dalam segala keputusan ketika pelaksanaan acara.

Umumnya mereka memang tidak bekerja banyak ketika persiapan namun bersiap di belakang layar apabila terjadi suatu masalah.

Selain cara kerja EO, yuk ketahui jenis-jenis event organizer seperti wedding organizer, event organizer ulang tahun, event organizer musik, event pameran, seminar hingga hiburan.

Artikel Lainnya: Harga Emas Hari Ini

Event Organizer Wedding

Event organizer wedding biasa juga disebut dengan Wedding Organizer (WO).

Tim ini bertugas untuk menyusun acara selama pernikahan mulai dari akad nikah, pelaminan, rias pengantin, catering hingga dokumentasi. Lantas apa saja tugas wedding organizer?

1. Perencanaan Pernikahan

Perencanaan pernikahan ini dimulai dengan tim event organizer yang akan menawarkan beberapa paket kepada pelanggan.

Umumnya penawaran ini mencakup mulai dari pemilihan busana pengantin, tema upacara adat, pelaksanaan indoor atau outdoor hingga pemilihan venue.

Pasangan calon suami istri tentu memerlukan banyak biaya untuk melangsungkan acara pernikahan. Penting bagi mereka untuk mengetahui apa saja paket wedding yang tersedia agar sesuai dengan budget.

2. Persiapan Pernikahan

Kesepakatan yang terjadi antara calon pasangan dan event organizer wedding akan menentukan bagaimana persiapan pernikahannya.

Tim EO perlu berdiskusi bersama pihak keluarga dan kerabat calon mempelai untuk membicarakan semua konsep acara akad nikah hingga resepsi pernikahan.

Persiapan pernikahan ini juga akan membahas penerima tamu undangan dan adanya bridesmaid sehingga perlu berdiskusi bersama keluarga.

Tidak lupa untuk mengurus masalah catering-nya untuk konsumsi selama jalannya acara mulai dari akad hingga selesainya resepsi.

3. Penyusunan Anggaran

Tim EO wajib untuk menyampaikan penyusunan anggaran secara rinci kepada klien agar saling mengetahui dengan transparan.

Beberapa calon pasangan akan mengurus hal ini secara pribadi, namun banyak juga akan diserahkan kepada tim EO.

Wedding organizer harus mempertimbangkan pemilihan tempatnya karena sangat mempengaruhi besarnya anggaran yang diperlukan.

Bahkan, harus ahli dalam negosiasi bersama vendor yang bekerjasama agar memuaskan klien sehingga mendapatkan harga dan kualitas terbaik.

4. Acara Pernikahan

Event organizer wedding akan dituntut bekerja lebih keras pada saat hari H.

Mereka harus datang sebelum acara dimulai untuk memastikan jika segala persiapan sudah dilakukan secara sempurna. Kelancaran jalannya pernikahan bergantung penuh pada tim EO.

Wedding organizer perlu memastikan jalannya semua acara akan sesuai dengan susunan acara yang ada.

Selain itu, tim EO perlu mengurus mulai dari anggota keluarga menjadi bridesmaid, sudah menerima rundown, waktu diadakannya upacara adat, sampai dilakukan seksi dokumentasi bagi seluruh tamu.

5. Selesai Acara Pernikahan

Tim EO juga masih bertugas ketika acara pernikahan sudah selesai.

Selain itu, tim EO harus memastikan bahwa mahar dan hantaran telah diberikan ketika akad nikah sehingga semua rundown terlaksana dengan baik tanpa adanya kekurangan.

Beberapa tim EO juga memiliki kewajiban penuh untuk memastikan bahwa amplop dari tamu undangan akan terjaga dengan baik sampai ke tangan anggota keluarga.

Tugas mereka akan selesai ketika dekorasi benar-benar sudah dilepas dan dikemas kembali sampai rapi.

Event Organizer Ulang Tahun

Event organizer ulang tahun ini umumnya dibagi menjadi dua kalangan yaitu bagi dewasa dan anak-anak. Tim EO akan menyesuaikan susunan acara dan lokasi yang tepat berdasarkan usia orang yang ulang tahun.

Lantas, apa saja layanan dari event organizer ulang tahun?

1. Jasa Birthday Party

Event organizer ulang tahun akan fokus mengadakan party bagi anak-anak. Umumnya mengutamakan berkumpulnya anak-anak dengan pihak keluarga lainnya dan membutuhkan apa saja yang akan diperlukan.

Tim EO ini akan menyediakan beberapa kebutuhan mulai dari dekorasi balon, persiapan panggung, bingkisan bagi tamu undangan, MC badut hingga karakter yang dipersiapkan sesuai dengan permintaan klien.

2. Sewa Playground Party

Tidak sedikit dari pesta ulang tahun anak-anak yang akan menyediakan tempat bermain bagi rekan-rekannya.

Beberapa penyelenggara acara juga menyewakan playground sehingga bisa diletakkan di tempat acara pengadaan birthday party.

Penyewaan ini hanya disediakan oleh beberapa event organizer ulang tahun saja sebab tidak semua EO memilikinya. Mengingat bahwa penyediaan playground ini memang berukuran besar dan memerlukan biaya akomodasi cukup mahal.

Event Organizer Musik dan Hiburan

Konser musik menjadi salah satu acara yang sering diadakan dan mampu menarik banyak pengunjung. Secara otomatis penyelenggara bisa memperoleh keuntungan semakin tinggi berkat kreativitas dari tim EO.

Banyak pihak akan memanfaatkan festival hiburan ini sekaligus melakukan upaya branding. Setiap acara musik yang mendatangkan artis ternama dari Indonesia atau luar negeri akan menarik banyak orang untuk hadir.

Begitu pun dengan kebutuhan anggarannya bisa semakin membengkak seiring terkenalnya artis atau bintang tamunya. Hal ini menjadi tugas utama dari event organizer untuk memastikan semua berjalan baik.

Beberapa penyelenggara acara akan menyediakan layanan yang sangat khusus untuk pagelaran musik dan hiburan.

Mulai dari penentuan lokasi, dekorasi panggung, sponsorship, perizinan sampai acara dibubarkan. Segala keamanan selama berjalannya kegiatan menjadi tanggung jawab dari setiap tim EO ini.

Baca Juga: 13 Asuransi Kesehatan Terbaik di Indonesia

Event Organizer Jakarta

Ibukota Jakarta (DKI Jakarta) menjadi kota metropolitan di Indonesia. Tidak heran jika setiap harinya akan ada acara terlaksana baik skala kecil maupun skala besar. Hal ini bisa dijadikan peluang bagi beberapa event organizer untuk unjuk gigi dalam berkarir di Indonesia atau luar negeri.

Banyak dari event organizer yang sudah mulai berkarir sejak beberapa tahun silam dan masih menjadi pilihan terbaik bagi banyak orang.

Beberapa diantaranya hanya berfokus pada satu acara saja sehingga dapat dijadikan ciri khas mereka, misalnya yakni Akusara Production fokus di hiburan.

Pelanggan biasanya akan membayar tim event organizer sesuai dengan besarnya acara yang akan diselenggarakan.

Jika mereka ingin mengadakan suatu pesta dan dihadiri banyak orang, tentu memerlukan persiapan cukup rumit dan biaya yang tidak murah, sebagai contohnya yakni Groovy Event Organizer.

Bekerja menjadi event organizer bisa dibilang mudah atau sulit. Terutama bagi mereka yang gemar memastikan segalanya berjalan secara terstruktur tentu akan menikmati memiliki profesi ini.

Acaranya pun beragam mulai dari wedding, musik sampai ulang tahun sehingga klien hanya perlu memilihnya.

Baca Juga: SEMINAR: Pengertian, Tujuan, Contoh, hingga Ciri-cirinya

Demikian penjelasan tentang cara kerja event organizer beserta jenis-jenis EO. Semoga dapat bermanfaat dan jangan lupa di share artikelnya.